Outlook einladung Muster

Das ist die beste Einladung für die häufigste Art von Besprechung. Wissen Sie, die Art, die wir früher nur ein Gespräch nannten, oder sogar einfach “mit Fred sprechen”. Da die Kommunikation jedoch zunehmend digital wird, führen wir diese Ad-hoc-Gespräche häufig mit Meeting-Software online durch. Um jemanden zum Reden einzuladen, feuern wir eine kurze Notiz mit einem Link und einer Nummer ab. Einfach. Wir beginnen zu denken, dass dies das Ist, wie Meeting-Einladungen aussehen sollten, und wir beginnen, Besprechungen im Kalender mit nur einem Datum und dem Link zu planen – und überspringen alle Details, die Die Leute brauchen, um dieses Treffen überhaupt für eine Teilnahme zu nutzen. Es ist so einfach geworden, einfach ein Treffen hinzuzufügen, dass es jetzt allein in den USA täglich zwischen 36 und 56 Millionen Treffen gibt. Stellen Sie sicher, dass Sie das vollständige Datum und die Uhrzeit der Besprechung, einschließlich der Zeitzone, in den Text Ihrer Einladungs-E-Mail aufnehmen. Das Auslesen von Monatsnamen hilft, Verwechslungen für Personen aus anderen Ländern zu vermeiden, die daran gewöhnt sind, unterschiedliche Datumsformate zu sehen. Natürlich wissen Sie nicht immer, wann die Besprechung stattfinden wird, und geplante Besprechungen werden verschoben. In diesen Situationen verwenden wir Variationen des Grundmusters: Dieser Leitfaden wird Ihnen alles sagen, was Sie brauchen, um diese Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihre Meeting-E-Mail-Einladungen professionell aussehen und Den Menschen helfen, vorbereitet zu werden. TIPP: Wenn Sie Einladungen mit einem Kalenderprogramm wie Outlook senden, stellen Sie sicher, dass Sie die Telefonnummer der Besprechung in das Standortfeld der Veranstaltung einschließen.

Dies macht es einfach für Personen, die an der Besprechung teilnehmen, während sie reisen, um sich von einem Mobiltelefon aus einzuwählen. Vier erforderliche und vier optionale, diese Elemente sorgen für informative und professionelle E-Mail-Einladungsnachrichten. Um Zeit zu sparen, erstelle ich eine Besprechungseinladungsvorlage mit den wesentlichen Informationen. Shirley Zhang ist ein Experte für Datenwiederherstellung in DataNumen, Inc., das weltweit führend in Datenwiederherstellungstechnologien ist, einschließlich SQL Recovery und Outlook-Reparatursoftwareprodukten. Weitere Informationen finden Sie www.datanumen.com Um Zeit zu sparen, erstellen Sie eine Besprechungseinladungsvorlage mit wichtigen Informationen (Eingeladene, Betreff usw.) und verwenden Sie sie, wenn Sie eine Statusbesprechung einrichten möchten. Sobald die Besprechungseinladung geöffnet ist, muss ich nur die Besprechungszeit und -zeit festlegen, neue Informationen hinzufügen und senden. Brauchen Sie den sozialen Beweis, dass sich dieses Treffen lohnt? Oder dass Sie die Unterstützungsbefugnis haben, um sie zu planen? Oder dass die Leute verpassen, wenn sie nicht gehen? Geben Sie die Liste der Personen an, die am Ende Ihrer Einladung zur Besprechung eingeladen wurden. Sie erstellen eine reguläre Besprechungseinladung und speichern sie als Vorlage. Etwas wie “Hallo alle, freuen uns auf Sie alle beim großen Projektauftakt!” oder “Wie wir am vergangenen Dienstag am Telefon besprochen haben, hier ist die Einladungs-E-Mail für unsere bevorstehende Demo.” Diese kurzen Notizen helfen beschäftigten Menschen, sich daran zu erinnern, wer Sie sind und warum sie diese Einladung erhalten. Ich sende oft Besprechungseinladungen im Namen meines Vorgesetzten in Outlook. Im Durchschnitt haben diese Besprechungseinladungen das gleiche Thema – “Weekly Meeting for Marketing Group 2”.

Außerdem finden die Besprechungen immer am gleichen Ort statt und haben dieselben Teilnehmer. Daher möchte ich eine Besprechungsvorlage in Outlook erstellen. Befolgen Sie die Best Practices für jede E-Mail, indem Sie Ihre Einladungsbetreffzeile kurz und einfach scannen. Geben Sie den Besprechungsnamen, das Datum und eine Angabe der Art der Einladung an, die Sie senden. 2. Wählen Sie im Dialogfeld Schnellschritt bearbeiten in der Dropdown-Liste “Aktion auswählen” aus, und klicken Sie dann auf Optionen anzeigen. Screenshot: Mit der Quick Steps-Funktion in Outlook können Sie ganz einfach Besprechungsvorlagen erstellen und verwenden. Wählen Sie den Kontakt aus, den Sie als Vorlage verwenden möchten, klicken Sie auf Neue Elemente und dann auf Kontakte aus demselben Unternehmen.